A influência cada vez maior da tecnologia na vida das pessoas e empresas, combinada à necessidade de fechar negócios de forma segura e com a garantia de total monitoramento e armazenamento, demanda ferramentas mais confiáveis para encurtar processos, cortar custos e ampliar lucros, e as assinaturas eletrônica e digital certamente já se posicionam como uma delas.
Se levarmos em conta que os documentos impressos estão com os dias contados e a digitalização é uma tendência global, o uso de ferramentas de assinatura eletrônica e digital já é uma realidade. Entretanto, existem ainda dúvidas sobre o seu uso correto. Por exemplo, quando cada assinatura deve ser usada? As duas opções tem valor jurídico? Qual delas tem uso mais comum nas empresas e quais as vantagens de cada uma?
É importante saber que a assinatura Eletrônica:
É o tipo mais comum de assinatura e é a mais utilizada no dia a dia. Pode ser usada para fechar contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, formulários de Recursos Humanos, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura de serviços como TV a cabo, operações bancárias, notificações jurídicas etc.
Hoje no Brasil todos podem assinar eletronicamente uma grande variedade de documentos, com facilidade, rapidez e segurança. A DocYouSign, empresa referência na oferta de assinaturas eletrônicas, oferece o serviço de Digital Transaction Management (DTM), software para gerenciar digitalmente transações de documentos, com a autenticação da assinatura eletrônica podendo ser realizada de diversas formas, como: email, token, SMS, usuário e senha, GPS e código, dependendo das necessidades do cliente.
O uso da assinatura eletrônica agiliza a finalização das etapas de assinatura de documentos, além de garantir sua integridade, autenticidade e validade jurídica.
É importante saber que a assinatura Digital:
Para assinar digitalmente um documento é necessário ter um certificado digital, também exigido para outros procedimentos, como a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). O certificado digital, que desde julho de 2016 é obrigatório para empresas com mais de cinco funcionários, pode ter validade variando entre um e três anos, de acordo com a necessidade de cada negócio.
A autenticação da assinatura digital é feita por meio do PIN certificado digital. Entre as opções da plataforma DocYouSign, as assinaturas digitais podem ser feitas com certificados digitais emitidos nos padrões da ICP-Brasil ou por Certificados Privados. Além disso, como segundo fator de autenticação, podem ser associadas outros meios, como SMS tokens, identidade federada/single sign-on (SSO), código de acesso, telefone/voz, identificação social, identificação de terceiro, e autenticação em pessoa.
Embora a assinatura digital possa ser aplicada em todo tipo de documento, uma grande parte deles não precisa deste tipo de autenticação, sendo a assinatura eletrônica suficiente para validar os documentos.
Um documento inserido na plataforma DocYouSign é criptografado e pode ser assinado tanto eletronicamente quanto digitalmente, de acordo com a demanda. Todo o processo é registrado para garantir a transparência da transação eletrônica e assegurar a integridade em todas as fases. Ajudando a eliminar a burocracia, a utilização de papel e aumentando a confiabilidade nos processos que envolvem a administração de uma empresa, as assinaturas eletrônica e digital são a aposta certa para quem quer eliminar custos.
Tanto a assinatura eletrônica quanto a digital ajudam as empresas e organizações a automatizar operações manuais e transações impressas, gerando resultados mais rápidos, com custos mais baixos, conformidade e uma experiência mais positiva para o cliente. Elas são igualmente inevitáveis quando se pensa em transformação digital no Brasil. Saber quando utilizá-las pode ajudar uma empresa ou organização a acelerar sua transformação digital a obter vantagens competitivas.
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